Checklistor och marknadsföringstips

10 saker du bör tänka på inför ditt arrangemang

  • Är lokalen klar?
    Har du bokat lokalen och fått din bokning bekräftad. Är lokalen besiktad och godkänd för att användas? Hur är det med städning och eventuell teknisk utrustning som kan behövas?
  • Har du bokat egen teknisk personal?
    Behöver du bygg och rivhjälp för att ta emot föreställningen? Boka det enligt önskemål från turnerande ensemble.
  • Marknadsföringsmaterial
    Tänk på att i god tid rekvirera affischer och övrigt marknadsföringsmaterial från producenten.
  • Kontakt med turnéledare / teknisk samordnare
    Ta kontakt med den ansvarige turnéledaren för att försäkra dig om att allt kommer att klaffa. Förvissa dig om att tiderna gäller. Informera och diskutera om du har tänkt dig eventuella specialarrangemang i samband med föreställningen.
  • Mottagande av ensemble
    Ta emot den gästande ensemblen vid ankomsten till lokalen och visa dem tillrätta om det skulle behövas. Informera dem om kvällens publik, med eventuella specialgrupper eller annat som är bra för dem att veta.
  • Lämplig förtäring för teknisk personal under dagen och i paus
    En föreställningsdag kan vara lång och innehåller många arbetskrävande moment. Se till att det finns lämplig förtäring med fika och mackor på plats under hela dagen. Fika vid pausen bör också finnas bakom scenen eller i logerna.
  • Eventuella kringarrangemang i foajé eller café
    Förbered och lägg gärna ner lite extra ansträngning på att publiken ska trivas i foajé och café inför föreställningen och i pausen. Ett generöst välkomnande av publiken innebär alltid en extra bonus och höjer kvalitén på kvällen. Har du särskilda grupper eller sponsorer som beställt särskilda förutsättningar måste detta också vara förberett.
  • Ta emot och välkomna publiken
    I foajén uppstår nästan alltid frågor om allt mellan himmel och jord som måste få svar. Det är viktigt att du finns där för att underlätta för besökarna.
  • Tacka ensemble och övrig turnépersonal
    Efter föreställningens slut är det viktigt att ”knyta ihop säcken” tillsammans med ensemblen. Har allt fungerat? Vilka upplevelser har de haft? Viktiga erfarenheter finns alltid att ta med sig till nästa arrangemang.
  • Förbereda föreställningsrapport
    Det underlättar för dig om du har förberett ditt efterarbete av kvällens arrangemang. Finns det särskilda krav på redovisning etc. Vad behöver producenten? Vad vill dina sponsorer veta?

 10 marknadsföringstips

De här tio punkter kan fungera som bra hjälpmedel för dig när du vill få publik till ditt arrangemang. Eftersom behoven kan variera beroende på storlek på arrangemang, lokal eller publik så kan du prioritera bland insatserna.

  • Upprätta marknadsplan med tydlig tidsaxel
    Vid större arrangemang är det viktigt att ha en plan där olika marknadsföringsaktiviteter kan läggas in. Utskick, ombudsträffar, affischer, annons, sponsorbesök m.m. Med en tydlig tidsplan finns det chans för dig att ta ställning till prioriteringar och hur mycket tid du kan lägga på det.
  • Utskick till ombud och medlemmar samt eventuella specifika målgrupper
    Att tidigt kommunicera med de som är dina mest trogna kontakter eller kunder är viktigt. Med tidig information kanske du till och med får några som kan rycka in och hjälpa till med något. Specifika målgrupper kan variera beroende på innehållet i programmet.
  • Utskick till skolor och liknande institutioner i kommunen
    De stora institutionerna i din kommun (skolor, kommunalförvaltning, sjukhus etc.) är viktiga potentiella publik- och stödgrupper. Till dem måste information komma i god tid och kanske på flera olika sätt. Via besök. Strategiska utskick. Massutskick. Etc.
  • Finns möjligheter till studiebesök eller annan fördjupning för publikgrupper?
    För många publikgrupper är möjligheten till fördjupad kontakt eller kunskap en extra och efterfrågad bonus som ökar intresset för ett föreställningsbesök radikalt. Undersök med turnéledaren vilka möjligheter du har att kunna erbjuda något sådant.
  • Presskonferens
    Presskonferens bör du kalla till ungefär en vecka före evenemanget. Helst i anslutning till bästa tidningsläsardagen. Tidningsreklam är dyrt men skrivna artiklar kostar ingenting. Hör med turnéledaren om färdigt pressmaterial, bilder etc.
  • Ha koll på biljettförsäljningen. Även på föreställningsdagen.
    Det är viktigt att veta hur biljettförsäljningen går för att veta om du måste göra extra insatser i din marknadsföring, eller vidta någon annan åtgärd.
  • • Bjud in recensenter och / eller andra viktiga personer
    Bjud in viktiga personer i din kommun till evenemanget. Den allra bästa marknadsföringen får du via djungeltrumman när människor pratar om vad de varit med om. Det kan ha stor betydelse inför ditt nästa arrangemang.
  • Ha koll på affischering och utskick
    Både affischering och utskick kan behöva göras i flera olika omgångar. Ha koll på att affischer finns på strategiska ställen och viktiga arbetsplatser. Åtgärda om det behövs. Ett extra utskick eller en påminnelse i annan form kan behöva göras.
  • Affischera i foajén och dela ut information om kommande program
    I foajén har du ett utmärkt tillfälle till positiv kontakt med människor som har valt att komma till ditt evenemang. Information om kommande händelser är därför extra viktig just där. Den här kvällen är foajén din – och publikens.
  • Bra kringarrangemang ökar attraktiviteten på evenemanget
    Det finns mycket att vinna om du kan ge publiken en känsla av att bli väl omhändertagen och att de får vara med om en kvalitativ upplevelse på flera sätt. Kringarrangemangen i servering och foajé har en stor betydelse för helheten och känslan av en lyckad kväll.

För arrangörer

Är du arrangör och vill samarbeta med Teater Västernorrland?

Vårt aktuella utbud för arrangörer

Arrangörslyftet

Arrangörslyftet finns till för dig som redan är – eller vill bli – arrangör av kulturevenemang.

Information om hur du söker ekonomiskt stöd